Preguntas y respuestas entrevista de trabajo administrativo

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El entrevistador busca información sobre posibles puntos débiles. También busca pruebas de comunicación profesional. Demuestra que puedes manejar la crítica constructiva y que respondes adecuadamente. Como asistente de administración en un entorno profesional, sabes que los comentarios te ayudan a aprender y a mejorar la calidad de tu trabajo, por lo que aceptas amablemente las críticas constructivas. Pon un ejemplo que no te exima del papel. Por ejemplo, si una de las principales responsabilidades de esta función es la gestión del calendario, no querrás hablar de una situación de desorganización por tu parte.
Con esta pregunta del estilo «Cuéntame una vez…», querrás dar un ejemplo basado en una historia. Para asegurarte de que eres específico y organizado en tu respuesta a la historia, intenta utilizar el marco STAR. STAR es un acrónimo de Situación, Tarea, Acción, Resultado.
«(Situación) Hace poco, recibí instrucciones para crear una presentación de PowerPoint para promocionar uno de los eventos de agradecimiento a los clientes internos de nuestra empresa. (Tarea) Como ayudante de administración, es parte de mi función diseñar el aspecto de la presentación y editar el contenido que me proporciona mi jefe. (Acción) Aunque no tengo experiencia en diseño gráfico, me pareció que tenía bastante buen ojo para el estilo y que podía hacer que la presentación tuviera un aspecto limpio y atractivo. Seguí adelante y completé la tarea en sólo cuatro horas. Después de que mi jefe revisara mi trabajo, algunas de las diapositivas requerían una redacción diferente, y él tenía en mente una combinación de colores distinta. Me pareció que mi jefe podría haberme transmitido esas ideas por adelantado en lugar de criticar mi trabajo a posteriori. Sin embargo, al mismo tiempo, podría haber sido más firme a la hora de pedir indicaciones desde el principio. (Resultado) Escuché sus ideas y las incorporé. Le devolví los cambios en una hora y se mostró muy satisfecho por la rapidez con la que incorporé sus comentarios. Lo que aprendí de la situación es que debo hacer más preguntas si hay espacio para la interpretación. Ahora pido directrices más firmes con más frecuencia, y esta mejora ha impulsado considerablemente mi productividad en determinados proyectos.»

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Que te llamen para una entrevista significa que estás un paso más cerca de ser contratado. Dedicar tiempo a la preparación puede ayudarte a aprovechar al máximo esta oportunidad. Este artículo le guiará a través de las preguntas y respuestas más comunes de las entrevistas de asistente administrativo.
Un asistente administrativo es responsable de proporcionar apoyo a otros empleados y a los invitados de una empresa. Realiza tareas administrativas y organizativas para garantizar que las interacciones entre los profesionales de la organización sean eficaces y que las cosas funcionen sin problemas. Esto significa que todos los miembros del equipo pueden centrarse en sus principales tareas y ser productivos.
Cada sesión de entrevistas tiene un conjunto único de preguntas. Sin embargo, hay preguntas comunes en las entrevistas de trabajo que ayudan a los entrevistadores a comprender plenamente al candidato, sus habilidades técnicas y blandas, y su nivel de experiencia. Las hemos dividido en preguntas generales, técnicas y de comportamiento. También hemos proporcionado ejemplos de respuestas para facilitar el proceso de la entrevista.
Las preguntas técnicas son específicas del puesto de asistente administrativo. Suelen incluir ejercicios de ingenio, preguntas de razonamiento numérico y pruebas de lógica para mostrar a los posibles empleadores cómo piensas. Además, suelen estar relacionadas con los servicios o productos que ofrece la empresa.

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5. Gestión de la información¿Qué sistemas diferentes ha utilizado para almacenar información y documentos?¿De qué mantenimiento de registros era responsable?¿De qué tipo de datos era responsable de procesar?
6. Trabajo en equipoDígame una contribución específica que haya hecho para mejorar el rendimiento del equipoDescriba una situación en la que haya podido ayudar a un colega o a un miembro del equipo.Los asistentes administrativos tienen que trabajar eficazmente como parte de un equipo o grupo. Sus respuestas deben destacar su capacidad para establecer relaciones con otros miembros del grupo y mostrar cómo contribuye al éxito del equipo.7. Habilidades de atención al clienteCuénteme una ocasión en la que tuvo que tratar con un cliente muy exigente. Describa una situación en la que se esforzó por satisfacer al cliente.Recuerde que, al responder a las preguntas de la entrevista de auxiliar administrativo sobre la atención al cliente, sus colegas, supervisores y gerentes son sus clientes internos, además de los clientes externos con los que tiene que tratar.En su respuesta a la entrevista, céntrese en lo siguiente: Describa cómo ha actuado para prestar el servicio adecuado a las necesidades del cliente.

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Hay muchos profesionales de apoyo administrativo y ejecutivo que pueden recitar su conjunto de habilidades de un plumazo, pero es importante tener en cuenta que algunas entrevistas pueden pedirte más.    Lo que hace que las carreras de apoyo a la oficina sean únicas es que, aunque casi todos los sectores necesitan asistentes, las responsabilidades laborales de un asistente administrativo/ejecutivo pueden diferir mucho de un sector a otro.    Con cada experiencia se pueden desarrollar diferentes habilidades.    Teniendo esto en cuenta, la preparación es la clave para superar cualquier entrevista.    A continuación, Erin McCarthy, directora de nuestra división Office Support/HR y especializada en la colocación de personal de oficina en una amplia gama de sectores, ofrece algunos consejos para las entrevistas de los asistentes administrativos y ejecutivos.
Los asistentes administrativos y ejecutivos suelen considerarse la columna vertebral de las organizaciones para las que trabajan, ya que son los responsables de garantizar que todas las operaciones funcionen con eficacia.    Por ello, es imprescindible que durante la entrevista los candidatos puedan demostrar su conocimiento de la misión, los valores y los servicios/productos que ofrece la empresa.    Si puedes demostrar a tu entrevistador que entiendes los objetivos de la empresa y puedes explicar por qué y cómo puedes ayudar a la organización a alcanzar sus metas, seguro que causarás una buena impresión.    Erin también indica a sus candidatos que investiguen rápidamente a la persona/equipo con el que esperan reunirse.    «Saber con quién te vas a entrevistar puede darte una mejor idea de lo que puedes esperar, así como ayudarte a preparar tus propias preguntas informadas sobre la organización, el departamento y el papel».